Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element moderner, digitaler Unternehmensführung – und zugleich ein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Buchführungsprozesse. Für Unternehmen wird sie spätestens dann zum Thema, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt. Doch auch schon vorher sollte klar sein: Wer seine digitalen Prozesse sauber dokumentiert, schützt sich nicht nur vor formalen Beanstandungen, sondern gewinnt auch intern an Klarheit, Struktur und Nachvollziehbarkeit.
In unserer Stuttgarter Kanzlei unterstützen wir Sie praxisnah und effizient bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation. Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir die tatsächlichen Abläufe in Ihrer Buchführung, Ihrer Belegverarbeitung, Ihrer Archivierung und den eingesetzten IT-Systemen – und überführen diese in eine rechtssichere und prüfungstaugliche Dokumentation, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Unser Ziel: Eine Dokumentation, die nicht nur formal richtig ist, sondern auch im Unternehmensalltag verstanden, genutzt und gepflegt werden kann.
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sind verbindliche Vorgaben der Finanzverwaltung. Unternehmen jeder Größe sind verpflichtet, ihre innerbetrieblichen Prozesse – insbesondere im Bereich der digitalen Buchführung – in einer sogenannten Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Darin muss klar und nachvollziehbar dargelegt werden, wie Belege in das Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet, gespeichert, archiviert und später – gegebenenfalls digital – wiedergefunden werden. Auch eingesetzte Softwarelösungen, Rechtevergaben, Schnittstellen, Sicherungsmechanismen und Verantwortlichkeiten sind zu dokumentieren.
Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass eine solche Dokumentation zwingend vorgeschrieben ist. Oft fehlt sie völlig oder sie ist veraltet und unvollständig – was bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen kann. Denn: Ohne eine vollständige und schlüssige Verfahrensdokumentation kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten. Die Folge sind Hinzuschätzungen, Nachzahlungen und im schlimmsten Fall sogar Bußgelder.
In unserer Kanzlei in Stuttgart haben wir uns darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Erstellung und Pflege ihrer Verfahrensdokumentation professionell zu begleiten. Unser Vorgehen ist strukturiert und zugleich flexibel – denn jedes Unternehmen ist anders.
Wir beginnen mit einer sorgfältigen Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse: Wie läuft Ihre Buchführung ab? Wie werden Belege erfasst, verarbeitet und archiviert? Welche Systeme und Programme kommen zum Einsatz? Welche Mitarbeiter:innen sind beteiligt? Im Dialog mit Ihnen entsteht ein klares Bild Ihrer unternehmensinternen Abläufe – nicht theoretisch, sondern so, wie sie tatsächlich gelebt werden.
Basierend auf dieser Bestandsaufnahme erstellen wir eine individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Verfahrensdokumentation, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und auch im Fall einer Prüfung Bestand hat. Dabei achten wir nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf Verständlichkeit: Ihre Dokumentation soll nicht nur für das Finanzamt funktionieren, sondern auch für Ihre eigenen Mitarbeiter:innen nachvollziehbar und nutzbar sein.
Auch nach der Erst-Erstellung lassen wir Sie nicht allein: Wenn sich in Ihrem Unternehmen Abläufe oder IT-Systeme ändern, passen wir die Verfahrensdokumentation gemeinsam mit Ihnen an – so bleibt sie immer aktuell. Bei einer anstehenden Betriebsprüfung stehen wir Ihnen ebenfalls beratend zur Seite und übernehmen auf Wunsch die Kommunikation mit der Finanzverwaltung.
Unsere Dokumentationen sind nicht nur formal korrekt, sondern auch verständlich für alle Beteiligten, damit sie im Unternehmen tatsächlich gelebt und regelmäßig aktualisiert werden können.
Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bietet eine professionelle Verfahrensdokumentation viele unternehmerische Vorteile. Sie schafft Klarheit über interne Prozesse, erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, verbessert die interne Kommunikation und senkt das Risiko von Fehlern oder ineffizienten Abläufen.
Besonders für wachsende Unternehmen oder bei der Einführung neuer Softwarelösungen kann die Dokumentation helfen, Strukturen zu stabilisieren und Transparenz zu schaffen. Auch im Dialog mit Banken, Investoren oder bei der Vorbereitung auf eine Zertifizierung kann eine sauber geführte Verfahrensdokumentation ein echter Pluspunkt sein.
Viele Unternehmer unterschätzen die Bedeutung einer vollständigen Verfahrensdokumentation. Doch fehlende oder veraltete Dokumente können im Rahmen einer Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen haben:
Mit einer professionell erstellten und gepflegten Verfahrensdokumentation schließen Sie diese Risiken aus – und schaffen eine klare, revisionssichere Grundlage für Ihr Unternehmen.
Als erfahrene Steuerberatungskanzlei kennen wir die Anforderungen der Finanzverwaltung genau – ebenso wie die Herausforderungen, vor denen Unternehmer:innen bei der praktischen Umsetzung der GoBD stehen.
Ob Einzelunternehmen, GmbH, Holding-Struktur oder digital aufgestellter Mittelständler: Wir beraten Sie individuell, verständlich und mit dem Ziel, Ihre Prozesse nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftsfähig aufzustellen. Unser Team begleitet Sie Schritt für Schritt – von der ersten Bestandsaufnahme bis zur finalen, revisionssicheren Dokumentation.
Wir sind davon überzeugt, dass eine professionelle Verfahrensdokumentation nicht nur schützt, sondern stärkt. Und wir sorgen dafür, dass Sie dieses Potenzial optimal für sich nutzen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Sie möchten Ihre Buchführungsprozesse dokumentieren und sich auf der sicheren Seite wissen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden. Mit unserer Unterstützung erstellen Sie Ihre Verfahrensdokumentation nicht nur gesetzeskonform, sondern auch strukturiert, verständlich und zukunftssicher.
